Refundely B.V. - Laatst bijgewerkt: februari 2025
Refundely B.V. is een Nederlands bedrijf dat een platform aanbiedt voor het geautomatiseerd verwerken van borgrestituties.
Refundely B.V.
KvK-nummer: 42037508
Adres: Kleine-Gartmanplantsoen 11 3, 1017 RP Amsterdam
E-mail: info@refundely.com
Privacy vragen: privacy@refundely.com
Refundely heeft een dubbele rol onder de AVG:
Als Verwerkingsverantwoordelijke
Voor de persoonsgegevens van onze directe gebruikers (accounthouders): uw accountgegevens, inloggegevens en gebruiksstatistieken.
Als Verwerker
Voor de persoonsgegevens van huurders die via facturen worden verwerkt: namen, IBAN-nummers en borgbedragen. Hierbij is uw organisatie (de verhuurder) de verwerkingsverantwoordelijke.
Zakelijke klanten sluiten een verwerkersovereenkomst met Refundely waarin de verplichtingen rondom gegevensverwerking zijn vastgelegd.
Wij verwerken de volgende categorieën persoonsgegevens:
1. Accountgegevens (van gebruikers)
2. Bedrijfsgegevens
3. Huurdergegevens (via facturen)
4. Gebruiksgegevens
Wij verwerken persoonsgegevens op basis van de volgende rechtsgronden:
| Verwerking | Rechtsgrond |
|---|---|
| Account aanmaken en beheren | Uitvoering overeenkomst (Art. 6(1)(b)) |
| Facturen verwerken en borgen restitueren | Uitvoering overeenkomst (Art. 6(1)(b)) |
| AI-extractie van factuurgegevens | Uitvoering overeenkomst (Art. 6(1)(b)) |
| SEPA-bestanden genereren | Uitvoering overeenkomst (Art. 6(1)(b)) |
| Financiële administratie bewaren | Wettelijke verplichting (Art. 6(1)(c)) |
| Audit logs bijhouden | Gerechtvaardigd belang (Art. 6(1)(f)) |
| Platformbeveiliging en fraudepreventie | Gerechtvaardigd belang (Art. 6(1)(f)) |
| E-mailnotificaties aan huurders | Gerechtvaardigd belang verhuurder (Art. 6(1)(f)) |
Gerechtvaardigd belang: Bij verwerkingen op basis van gerechtvaardigd belang hebben wij een belangenafweging gemaakt. U kunt hiertegen bezwaar maken via privacy@refundely.com.
Refundely maakt gebruik van kunstmatige intelligentie (AI) voor het automatisch uitlezen van factuurgegevens. Hierover informeren wij u als volgt:
AI-provider: Mistral AI (Frankrijk, EU)
Geen geautomatiseerde besluitvorming
De AI ondersteunt uitsluitend bij het extraheren van gegevens uit facturen (namen, IBAN-nummers, bedragen). Er vindt geen geautomatiseerde besluitvorming plaats die rechtsgevolgen heeft voor betrokkenen. Een medewerker van uw organisatie controleert en keurt elke verwerking handmatig goed voordat een betaling wordt uitgevoerd.
Belangrijk: De AI kan fouten maken. Gebruikers zijn verantwoordelijk voor het controleren van geëxtraheerde gegevens. Zie onze Algemene Voorwaarden voor meer informatie.
Wij nemen de beveiliging van uw gegevens zeer serieus en hebben de volgende technische en organisatorische maatregelen getroffen:
Wij streven ernaar gegevens binnen de EU/EER te verwerken. Voor zover gegevens buiten de EER worden verwerkt, hebben wij passende waarborgen getroffen:
| Partij | Locatie | Waarborg |
|---|---|---|
| Mistral AI | Frankrijk (EU) | Binnen EU, AVG van toepassing |
| Supabase | EU regio / VS | EU Data Residency + Standard Contractual Clauses (SCC's) |
| Vercel (hosting) | EU/VS | EU-first edge network + SCC's |
Wij verkopen nooit uw gegevens aan derden.
| Gegevens | Bewaartermijn |
|---|---|
| Accountgegevens | Tot 30 dagen na account verwijdering |
| Factuurbestanden (PDF's) | 30 dagen na verwerking (automatisch verwijderd) |
| Geëxtraheerde factuurgegevens | Tot verwijdering account of op verzoek |
| SEPA-export gegevens | 7 jaar (wettelijke bewaarplicht) |
| Audit logs | 7 jaar (wettelijke bewaarplicht) |
| Geanonimiseerde statistieken | Onbeperkt (geen persoonsgegevens) |
U heeft de volgende rechten met betrekking tot uw persoonsgegevens:
Voor huurders (indirect betrokkenen)
Bent u een huurder wiens gegevens via een verhuurder in ons systeem staan? Neem contact op met de verhuurder (de verwerkingsverantwoordelijke) om uw rechten uit te oefenen. Zij kunnen uw gegevens inzien, corrigeren of verwijderen via het Refundely platform.
Om uw rechten uit te oefenen, mail naar privacy@refundely.com. Wij reageren binnen 30 dagen.
Refundely maakt gebruik van de volgende cookies:
| Type | Doel | Bewaartermijn |
|---|---|---|
| Functionele cookies | Inloggen, sessie beheren, taalvoorkeur | Sessie / 1 jaar |
| Analytische cookies | Anonieme gebruiksstatistieken | 26 maanden |
Wij gebruiken geen tracking cookies voor advertenties. U kunt cookies beheren via uw browserinstellingen of via onze cookie-instellingen onderaan de pagina.
U kunt op elk moment uw account en alle bijbehorende gegevens verwijderen via de instellingen in uw account. Bij verwijdering worden:
Uitzondering: Geanonimiseerde audit logs kunnen bewaard blijven conform wettelijke bewaarplichten (tot 7 jaar) maar bevatten geen herleidbare persoonsgegevens meer.
Heeft u vragen over deze privacyverklaring of wilt u een van uw rechten uitoefenen? Neem dan contact met ons op:
E-mail: privacy@refundely.com
Reactietijd: Binnen 30 dagen
Bent u niet tevreden met hoe wij met uw gegevens omgaan? U heeft het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens:
Deze privacyverklaring kan worden gewijzigd. Bij substantiële wijzigingen informeren wij u per e-mail. Controleer regelmatig deze pagina voor de meest actuele versie.
Zie ook onze Algemene Voorwaarden en Verwerkersovereenkomst