Refundely B.V. - Laatst bijgewerkt: 11 oktober 2026
Refundely B.V. is een Nederlands bedrijf dat een platform aanbiedt voor het geautomatiseerd verwerken van borgrestituties.
Refundely B.V.
KvK-nummer: 42037508
Adres: Kleine-Gartmanplantsoen 11 3, 1017 RP Amsterdam
E-mail: info@refundely.com
Privacy vragen: privacy@refundely.com
Refundely heeft een dubbele rol onder de AVG:
Als Verwerkingsverantwoordelijke
Voor de persoonsgegevens van onze directe gebruikers (accounthouders): je accountgegevens, inloggegevens en gebruiksstatistieken.
Als Verwerker
Voor de persoonsgegevens van huurders die via facturen worden verwerkt: namen, IBAN-nummers en borgbedragen. Hierbij is je organisatie (de verhuurder) de verwerkingsverantwoordelijke.
Zakelijke klanten sluiten een verwerkersovereenkomst met Refundely waarin de verplichtingen rondom gegevensverwerking zijn vastgelegd.
Wij verwerken de volgende categorieën persoonsgegevens:
1. Accountgegevens (van gebruikers)
2. Bedrijfsgegevens
3. Huurdergegevens (via facturen)
4. Gebruiksgegevens
Wij verwerken persoonsgegevens op basis van de volgende rechtsgronden:
| Verwerking | Rechtsgrond |
|---|---|
| Account aanmaken en beheren | Uitvoering overeenkomst (Art. 6(1)(b)) |
| Facturen verwerken en borgen restitueren | Uitvoering overeenkomst (Art. 6(1)(b)) |
| AI-extractie van factuurgegevens | Uitvoering overeenkomst (Art. 6(1)(b)) |
| SEPA-bestanden genereren | Uitvoering overeenkomst (Art. 6(1)(b)) |
| Financiële administratie bewaren | Wettelijke verplichting (Art. 6(1)(c)) |
| Audit logs bijhouden | Gerechtvaardigd belang (Art. 6(1)(f)) |
| Platformbeveiliging en fraudepreventie | Gerechtvaardigd belang (Art. 6(1)(f)) |
| E-mailnotificaties aan huurders | Gerechtvaardigd belang verhuurder (Art. 6(1)(f)) |
Gerechtvaardigd belang: Bij verwerkingen op basis van gerechtvaardigd belang hebben wij een belangenafweging gemaakt. Je kunt hiertegen bezwaar maken via privacy@refundely.com.
Refundely maakt gebruik van kunstmatige intelligentie (AI) voor het automatisch uitlezen van factuurgegevens. Hierover informeren wij je als volgt:
AI-provider: Mistral AI (Frankrijk, EU)
Geen geautomatiseerde besluitvorming
De AI ondersteunt uitsluitend bij het extraheren van gegevens uit facturen (namen, IBAN-nummers, bedragen). Er vindt geen geautomatiseerde besluitvorming plaats die rechtsgevolgen heeft voor betrokkenen. Een medewerker van je organisatie controleert en keurt elke verwerking handmatig goed voordat een betaling wordt uitgevoerd.
Mieke, de assistent op de website en in de app
Op onze website en in de app kun je vragen stellen aan Mieke, onze virtuele assistent. Mieke is een AI en kan zich vergissen. Daarvoor verwerken wij je berichten, en als je om contact vraagt ook de contactgegevens die je daarbij opgeeft en wat je vertelt over je bedrijf, zoals het aantal voertuigen, je werkwijze en je boekhoudpakket. Die gegevens komen in ons klantbeheer, zodat we contact met je kunnen opnemen. De antwoorden worden gemaakt door Mistral AI (Frankrijk, EU), als verwerker. Gesprekken bewaren wij 90 dagen. Je IP-adres slaan wij daarbij niet op.
Op de website start een gesprek pas als je daarvoor toestemming geeft: door de cookies te accepteren, of in het gesprek zelf. Die toestemming staat los van de analytische cookies en trek je in op de cookiepagina.
Belangrijk: De AI kan fouten maken. Gebruikers zijn verantwoordelijk voor het controleren van geëxtraheerde gegevens. Zie onze Algemene Voorwaarden voor meer informatie.
Wij nemen de beveiliging van je gegevens zeer serieus en hebben de volgende technische en organisatorische maatregelen getroffen:
Wij streven ernaar gegevens binnen de EU/EER te verwerken. Voor zover gegevens buiten de EER worden verwerkt, hebben wij passende waarborgen getroffen:
| Partij | Locatie | Waarborg |
|---|---|---|
| Mistral AI | Frankrijk (EU) | Binnen EU, AVG van toepassing |
| Supabase | EU regio / VS | EU Data Residency + Standard Contractual Clauses (SCC's) |
| Vercel (hosting) | EU/VS | EU-first edge network + SCC's |
| Postmark (AC PM LLC) | VS | SCC's en EU-VS Data Privacy Framework. Verstuurt onze e-mail en ontvangt facturen die per e-mail worden aangeleverd |
| Cloudflare, Inc. | EU/VS | SCC's en EU-VS Data Privacy Framework. Routeert e-mail aan onze adressen |
| Mollie B.V. | Nederland (EU) | Alleen bij het innen van borg via een betaallink. Vergunninghoudende betaalinstelling; het geld loopt rechtstreeks naar de verhuurder en nooit via Refundely |
| Microsoft Ireland Operations Limited (Clarity) | EU/VS | Alleen na je toestemming, SCC's. Bankgegevens en namen worden vóór verzending gemaskeerd |
| Google Ireland Limited (Analytics) | EU/VS | Alleen na je toestemming, SCC's. Geen advertentiedoeleinden |
Wij verkopen nooit je gegevens aan derden. De laatste twee partijen zijn meetgereedschap en gaan pas aan als je analytische cookies accepteert. Weiger je, dan wordt er niets geladen en gaat er niets naartoe.
| Gegevens | Bewaartermijn |
|---|---|
| Accountgegevens | Tot 30 dagen na account verwijdering |
| Factuurbestanden (PDF's) | 30 dagen na verwerking (automatisch verwijderd) |
| Geëxtraheerde factuurgegevens | Tot verwijdering account of op verzoek |
| SEPA-export gegevens | 7 jaar (wettelijke bewaarplicht) |
| Audit logs | 7 jaar (wettelijke bewaarplicht) |
| Geanonimiseerde statistieken | Onbeperkt (geen persoonsgegevens) |
| Sessie-opnames (alleen na toestemming) | 30 dagen bij Microsoft Clarity |
| Heatmaps (alleen na toestemming) | 9 maanden bij Microsoft Clarity |
Je hebt de volgende rechten met betrekking tot je persoonsgegevens:
Voor huurders (indirect betrokkenen)
Ben je een huurder wiens gegevens via een verhuurder in ons systeem staan? Neem contact op met de verhuurder (de verwerkingsverantwoordelijke) om je rechten uit te oefenen. Zij kunnen je gegevens inzien, corrigeren of verwijderen via het Refundely platform.
Om je rechten uit te oefenen, mail naar privacy@refundely.com. Wij reageren binnen 30 dagen.
Refundely maakt gebruik van de volgende cookies:
| Type | Doel | Bewaartermijn |
|---|---|---|
| Functionele cookies | Inloggen, sessie beheren, taalvoorkeur | Sessie / 1 jaar |
| Analytische cookies | Bezoekersstatistieken, en heatmaps en sessie-opnames om te zien waar mensen vastlopen | 26 maanden |
Wij gebruiken geen tracking cookies voor advertenties. Je kunt cookies beheren via je browserinstellingen of via onze cookie-instellingen onderaan de pagina.
Je kunt op elk moment je account en alle bijbehorende gegevens verwijderen via de instellingen in je account. Bij verwijdering worden:
Uitzondering: Geanonimiseerde audit logs kunnen bewaard blijven conform wettelijke bewaarplichten (tot 7 jaar) maar bevatten geen herleidbare persoonsgegevens meer.
Heb je vragen over deze privacyverklaring of wil je een van je rechten uitoefenen? Neem dan contact met ons op:
E-mail: privacy@refundely.com
Reactietijd: Binnen 30 dagen
Ben je niet tevreden met hoe wij met je gegevens omgaan? Je hebt het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens:
Deze privacyverklaring kan worden gewijzigd. Bij substantiële wijzigingen informeren wij je per e-mail. Controleer regelmatig deze pagina voor de meest actuele versie.
Zie ook onze Algemene Voorwaarden en Verwerkersovereenkomst